Pracownik odmawia przyjęcia wypowiedzenia. Co powinien zrobić pracodawca?
Wręczenie wypowiedzenia nie zawsze przebiega spokojnie. Gdy pracownik odmawia przyjęcia wypowiedzenia, może też nie chcieć podpisać potwierdzenia odbioru albo zakończyć rozmowę i wyjść. Czy to oznacza, że wypowiedzenie nie wywołuje skutków prawnych? Niekoniecznie. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy pracownik miał realną możliwość zapoznania się z treścią pisma oraz czy pracodawca potrafi wykazać, jak wyglądała próba jego doręczenia.
Poniżej wyjaśniamy, jak postąpić w takiej sytuacji i jak ograniczyć ryzyko późniejszego sporu.
Czy pracownik musi podpisać wypowiedzenie?
Nie. Podpis pracownika na kopii dokumentu służy zwykle potwierdzeniu, że pismo zostało mu przekazane. Nie oznacza zgody na wypowiedzenie. Pracownik może więc odmówić podpisania potwierdzenia, ale sama odmowa nie przesądza jeszcze o tym, że wypowiedzenie jest nieskuteczne.
W praktyce trzeba rozróżnić dwie sytuacje: pracownik nie chce podpisać potwierdzenia odbioru, ale bierze pismo, albo odmawia także jego przyjęcia. W obu przypadkach warto spokojnie wyjaśnić, czego dotyczy dokument, i dać pracownikowi możliwość zapoznania się z jego treścią. Nie należy uzależniać skuteczności doręczenia wyłącznie od złożenia podpisu.
Kiedy wypowiedzenie można uznać za doręczone?
Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 61 Kodeksu cywilnego, stosowaną w prawie pracy na podstawie art. 300 Kodeksu pracy, oświadczenie woli jest złożone wtedy, gdy dotarło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. Nie trzeba więc wykazywać, że pracownik rzeczywiście przeczytał pismo. Trzeba jednak móc wykazać, że miał taką możliwość.
Dlatego odmowa przyjęcia dokumentu nie blokuje automatycznie skuteczności wypowiedzenia. Ocena zależy od konkretnych okoliczności: jak przebiegała rozmowa, czy pracownik wiedział, jaki dokument mu przekazano, czy mógł zapoznać się z treścią i co wydarzyło się później. Podobne podejście można znaleźć w orzecznictwie dotyczącym odmowy przyjęcia wypowiedzenia.
Warto zachować ostrożność: sam zapis w notatce pracodawcy, że pracownik „odmówił”, nie zawsze rozstrzygnie spór. Liczy się przebieg zdarzenia i możliwość przedstawienia wiarygodnych dowodów.
Co zrobić, gdy pracownik odmawia przyjęcia pisma?
Najlepiej przygotować się do doręczenia tak, jak do czynności, której przebieg może być później przedmiotem sporu. W praktyce pomocne są następujące kroki:
- Przygotuj egzemplarz dla pracownika i kopię dla pracodawcy. Na kopii można poprosić o potwierdzenie odbioru, ale brak podpisu nie powinien być traktowany jako jedyny dowód tego, co się wydarzyło.
- Przekaż jasno, czego dotyczy pismo. Daj pracownikowi realną możliwość zapoznania się z dokumentem. Unikaj sytuacji, w której pismo jest jedynie pokazywane z daleka albo rozmowa kończy się, zanim pracownik może je przeczytać.
- Jeżeli to możliwe, zapewnij obecność świadka. Świadek może później potwierdzić przebieg spotkania. Nie powinien jednak wywierać presji na pracownika ani utrudniać mu odejścia.
- Sporządź notatkę służbową. Zapisz datę, godzinę i miejsce, osoby obecne przy zdarzeniu, sposób przekazania pisma oraz to, jak pracownik zareagował. Opisz fakty, a nie przypuszczenia czy oceny.
- Zachowaj dokumenty potwierdzające dalsze czynności. Jeśli wysyłasz pismo pocztą, przechowaj kopię, potwierdzenie nadania oraz kopertę i informacje o doręczeniu albo awizowaniu przesyłki.
Jeżeli pracownik odchodzi lub nie chce zabrać dokumentu, nie próbuj zmuszać go do jego przyjęcia. Zabezpiecz dowody zdarzenia i rozważ dodatkowe doręczenie na prawidłowy adres. W konkretnej sprawie warto ocenić, czy wcześniejsza próba była już skuteczna i jakie znaczenie ma późniejsze wysłanie pisma.
Co, jeśli pracownik nie odbiera listu?
Wysłanie wypowiedzenia na właściwy adres może być rozwiązaniem, gdy nie można przekazać pisma osobiście. Sam fakt, że przesyłka wróciła do pracodawcy, nie daje jednak w każdej sytuacji automatycznej odpowiedzi, czy wypowiedzenie zostało skutecznie doręczone. Znaczenie mogą mieć między innymi poprawność adresu, sposób awizowania przesyłki oraz to, czy pracownik miał realną możliwość jej odebrania.
Dlatego przed wysyłką należy sprawdzić adres, wybrać sposób nadania pozwalający udokumentować próbę doręczenia i zachować całą korespondencję. Nie warto też odkładać wysyłki bez potrzeby, bo spór o datę doręczenia może mieć znaczenie dla biegu okresu wypowiedzenia i terminu na wniesienie odwołania do sądu pracy.
Czy można wysłać wypowiedzenie e-mailem?
Nie należy zakładać, że zwykły e-mail z załączonym skanem wypowiedzenia spełni wymóg formy pisemnej. Kodeks pracy wymaga, aby oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zostało złożone na piśmie. Forma elektroniczna równoważna formie pisemnej wymaga co do zasady opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sam skan podpisanego dokumentu wysłany w wiadomości e-mail to nie to samo.
Jeśli pracodawca chce przeprowadzić doręczenie elektronicznie, powinien wcześniej upewnić się, że stosowany sposób spełnia wymogi prawne i pozwala wykazać doręczenie. W razie wątpliwości bezpieczniej rozważyć doręczenie papierowe.
Odmowa odbioru nie naprawia błędów w wypowiedzeniu
Nawet dobrze udokumentowana próba doręczenia nie zastąpi prawidłowego przygotowania samego pisma. Przed wręczeniem należy sprawdzić, czy wypowiedzenie zawiera wymagane elementy, zostało podpisane przez osobę uprawnioną i uwzględnia sytuację konkretnego pracownika. W przypadku wypowiedzenia umowy na czas określony lub nieokreślony pracodawca powinien co do zasady wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie oraz pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy. Trzeba też zweryfikować okres wypowiedzenia i ewentualne obowiązki konsultacyjne.
Jeśli potrzebujesz dokumentu do przygotowania wypowiedzenia, zobacz wzór wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony przez pracodawcę lub wzór wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony przez pracodawcę. Wybór dokumentu nie zwalnia z oceny, czy w danej sprawie istnieją podstawy do wypowiedzenia i czy należycie przeprowadzono całą procedurę.
Podstawowe przepisy dotyczące formy oświadczenia i jego doręczenia można sprawdzić w Kodeksie pracy oraz w Kodeksie cywilnym. Artykuł ma charakter informacyjny. W razie sporu znaczenie mają dokładne okoliczności doręczenia i treść konkretnego wypowiedzenia.